Leading sectors such as the automotive industry depend on reliable suppliers. However, supplier companies are often presented with very one-sided production contracts or supply contracts. This also applies to the largest automotive suppliers. If you are a tier 2 or tier 3 automotive supplier, you often offer special services and solutions that tier 1 suppliers or the manufacturer itself want to source. However, as a supplier company, especially as an automotive supplier, you should not sign it without checking it, but check it before concluding the contract. Because a supply contract often goes beyond what is in the commercial interest of the manufacturer. It also contradicts the legal and commercial interests of the automotive supplier. In many cases, the gross disadvantage arises only from the synopsis of various clauses, which are often cleverly distributed in different contracts. Therefore, pay particular attention to how the following topics are regulated in the supply contract:
- Delivery obligations, especially in the case of forecasts, delivery bottlenecks or price explosions for raw materials, especially natural gas
- Damage and Compensation
- IP-Rechte, also Rechte an Ihrem geistigen Eigentum, insbesondere das Recht zur Nutzung einer Marke, eines Patents, von Fertigungs-Know-how oder von Urheberrechten und sonstigen Schutzrechten
- Your obligations in the event of defects and deviations from statutory regulations, in particular statutory claims for damages and the obligation to give notice of defects
- Your rights and obligations in the event of termination of contract
1. In advance: checking the contract documents for completeness
Check carefully whether all contract documents have been submitted to you in full. Only then can you fully understand your legal position as a supplying company. A supply contract is often brief, but often refers to various other regulations and general terms and conditions (GTC) such as purchasing conditions, development conditions, license regulations, agreements on quality management and other sets of rules that you should have. All conditions must be included in the contract review to give you a complete picture of your contractual situation. In particular, clauses that you would not expect in connection with the delivery of components are often found in hidden places. In particular, a claim by your "partner" for compensation in the event of an infringement of IP rights can extend over several clauses.
If the manufacturer is a very large company, such as an automotive supplier, he will often reserve sample contracts. These are formulated for multiple use by a large number of suppliers and producers and are therefore legally to be qualified as general terms and conditions. The title of the contract is irrelevant here, for example whether the term "General Terms and Conditions" is used. The clauses of a delivery contract or purchase contract are also to be treated like general terms and conditions clauses if they are to be used several times and must therefore be regularly checked in accordance with the provisions of the German Civil Code on general terms and conditions. General terms and conditions law also applies to business dealings if German law applies. You should pay attention to this.
The general terms and conditions law contains many regulations that restrict the drafting of contracts. This applies in particular to liability for damages, i.e. the prerequisites for a claim for compensation for damage and the calculation of the amount of damage. This also includes clauses on contractual penalties, the flat-rate amount of a claim for damages and the statute of limitations on a claim for damages. When examining a supply or production contract and its regulations on IP rights and claims for damages, I, as your lawyer, always check whether your company is disadvantaged by a clause, but also whether a clause is effective at all. In negotiations with the other contracting party, it often helps to point out invalid clauses. This often significantly increases the willingness to negotiate.
2. Delivery Obligations and Delivery Exclusivity
Ein Produktions- bzw. ein Liefervertrag für Zulieferer enthält regelmäßig strenge Lieferpflichten. Dort ist etwa geregelt, dass das herstellende Unternehmen Forecasts vorgibt, die einerseits für den Zulieferer verbindliche Lieferabrufe enthalten. Andererseits sind sie für den Hersteller in der Regel nicht bindend; die Hersteller behalten sich vor, den Forecast und sogar bereits erteilte Lieferabrufe jederzeit ändern zu können. Der Vorbehalt, der sich oft in einem Liefervertrag findet, dass die „berechtigten Interessen“ des Zulieferers zu beachten sind, hilft nicht wirklich weiter. Denn was soll damit gemeint sein? Ein bindender Forecast im Rahmen eines langfristigen Rahmenliefervertrags bedeutet für einen Zulieferer zwar Umsatz- und Planungssicherheit. Strenge Lieferpflichten können jedoch schnell eine knebelnde Wirkung haben, insbesondere im Zusammenhang mit langen Kündigungsfristen und fixen Preisen aufgrund von Jahresvereinbarungen. Denn in solchen Konstellationen können sich Preissteigerungen von Energie und Rohstoffen und Lieferschwierigkeiten bei Lieferanten des Zulieferers als fatal erweisen.
Lieferpflichten sollten daher wirtschaftlich abgemildert werden. Dies kann insbesondere durch außerordentliche Kündigungsrechte für Forecasts und Lieferabrufe, Selbstbelieferungsvorbehalte und Preisanpassungsrechte geschehen. Solche Klauseln zugunsten des Zulieferers finden sich jedoch nie in vom Hersteller vorgegebenen Vertragswerken. Als Unternehmer und Zulieferer müssen Sie sie in den Vertrag in der Regel „hineinverhandeln“.
Also note whether you are being asked to make changes to the contractual products free of charge in accordance with the manufacturer's specifications. This is often associated with the creation of intellectual property and the granting of licenses to rights. Requests for changes should of course be permissible. However, intellectual property in such changes should belong to the party that bears the cost.
If you essentially make your production capacities available to a manufacturer, this must be associated with planning security for you. In particular, it is possible for you to be granted delivery exclusivity for the entire series production. This delivery exclusivity is the “opponent” to binding forecasts and binding price agreements. In addition, you protect your investments against damage caused by a premature termination of the contract. The supply exclusivity is therefore also to be combined with special contractual protection against dismissal.
3. Protection of your IP rights
Make sure you protect your IP rights, i.e. your intellectual property. This includes trademarks, copyrights, patents, designs or manufacturing know-how. You should not grant your contractual partner any rights to this, especially none that are covered by the purchase price. If you have granted intellectual property rights, the producer may use them. Your company is not entitled to claims for damages or compensation, even if the contract is terminated and you no longer receive any remuneration. In this context, it is particularly dangerous to grant a license for transmission to third parties.
At the very least, a distinction must be made between old and new rights, also known as background ip and foreground ip. Legacy rights are, for example, copyrights or patents that already existed before the contract was concluded. New rights, on the other hand, are those that are only created during the collaboration. If it is realistic to assume that new rights will be created, this should be regulated in an agreement on research and development (R&D).
The risk of becoming liable for damages is also high in the case of obligations to check third-party rights and to indemnify your customer against any claim for damages or compensation in the event of infringement of third-party rights. This means nothing less than that your company must set up worldwide monitoring of such third-party IP rights. This is usually associated with high costs.
4. Investment protection and damages
Particular damage can result from contractual terms under which high initial investments are agreed, but you have no contractual security to earn these investments again. You will be deprived of this opportunity for amortization in particular if your other services are to be covered by the price according to the contractual conditions or if there are far-reaching rights of termination. It should be noted here that there is no legal right to compensation or compensation for immaterial damage if your company cannot generate investments due to a terminated contract or services that have been compensated. Likewise, it must be expressly taken into account in a contractual arrangement that you are entitled to compensation or damages if the producer stops series production.
A special equivalent to a claim for damages is a contractual provision to secure the annual minimum requirement within the framework of series production. If the respective manufacturer decides to no longer manufacture a certain product, such as a vehicle, the supplier is then entitled to a claim for damages.
5. Protection of your production capacities
Das Risiko, Schadensersatz oder eine Entschädigung wegen einer Verletzung einer vertraglichen Regelung zahlen zu müssen, ergibt sich auch im Zusammenhang mit kapazitätsbezogenen Klauseln. Häufig müssen sich Zulieferer verpflichten, innerhalb bestimmter Zeiträume Mindestkapazitäten liefern zu können. Zugleich behält sich die andere Vertragspartei jedoch vor, Lieferabrufe nur nach eigenem Bedarf und nur im freien Ermessen zu tätigen. Solche Klauseln sind unangemessen, weil Ihrem Unternehmen ein hoher Schaden entstehen kann, wenn Sie ein Angebot für einen anderen Liefervertrag ablehnen müssen, aber tatsächlich Ihre Anlagen still stehen. Ein Anspruch auf Schadensersatz oder Entschädigung steht Ihnen nicht zu, wenn sich der Hersteller die Platzierung von Bestellungen im freien Ermessen vorbehalten hat. Allerdings setzen Sie sich bei solchen Vertragsbedingungen einem Schadensersatzanspruch aus, wenn Sie Produktionskapazitäten nicht vorhalten.
Provisions in a supply contract often provide for a very long post-contractual obligation to supply spare parts, sometimes 15 years after the end of series production. Your contractual partner is therefore also entitled to be supplied with spare parts for this very long period of time. A breach of this obligation can lead to a claim for damages. Therefore, pay attention to the regulations for the delivery of spare parts and whether these are appropriate.
6. Defects and Liability for Damages
The regulations on liability for defects are among the most important clauses in a contract. In particular, the delivery of faulty parts or components can have serious consequences. The delivery of faulty parts is a breach of duty and may oblige you to pay damages. In the automotive industry in particular, a line standstill can cause serious damage. In the case of a commercial purchase, the buyer of a product is obliged to examine the delivered parts for defects. Manufacturers often try to get rid of this obligation through quality assurance agreements and audits. It is legitimate for an outgoing goods inspection to be carried out on your premises as part of production. However, check whether you can fulfill the obligations imposed on you.
Liability and exemption clauses are also regularly part of a supply contract. Contractual claims for damages often go beyond statutory claims for damages in terms of their requirements and scope. Liability for damages always presupposes fault, i.e. intent or negligence, in the event of a breach of a contractual obligation according to the statutory provisions. The supplier is only liable in the area of product liability or the agreement of a guarantee, even if he is not at fault. Therefore, pay attention to whether your company is liable for the fulfillment of certain requirements and compliance with obligations without fault for damages. Be sure to try to negotiate limitations of liability in your favour, for example in connection with existing insurance coverage. You should also not be liable for lost profits.
Eine Klausel, die Sie verpflichtet, Ihren Abnehmer gegen Ansprüche Dritter, insbesondere auf Schadensersatz wegen der Verletzung geistigen Eigentums, also Rechte an Marken, Urheberrechte, Patente, Know-how etc., freizustellen, ist ebenfalls nachteilig, die Gefahr von Schadensersatzansprüchen ist hoch. Ihr Unternehmen wird oftmals keine realistischen Möglichkeiten haben, ein Produkt darauf zu prüfen, ob es irgendwo auf der Welt Drittrechte gibt.
7. Termination Clauses and License Rights
Kündigungsrechte des Herstellers und Klauseln, die dem Hersteller Lizenzrechte für die Herstellung der Vertragsprodukte einräumen, sind in der Zusammenschau ebenfalls kritisch. Auch bei den Kündigungsmöglichkeiten kann sich erst aus der Zusammenschau mehrerer Klauseln ergeben, dass Ihre „Ausbeutung“ möglich ist. Zunächst sollten unklare Regelungen zur Vertragskündigung, wie etwa „mit angemessener Frist zum Monatsende“, vermieden werden, weil völlig unklar ist, was „angemessene Frist“ bedeutet. Zugleich werden Lieferanten oft verpflichtet, dem Hersteller umfangreiche exklusive Herstellungslizenzen sowie Nutzungsrechte an Rechten einzuräumen. Ihr Abnehmer hätte dann die Möglichkeit, den Vertrag mit Ihnen einzugehen, kurzfristig zu kündigen, von den lizenzierten Herstellungsrechten Gebrauch zu machen und die Herstellung selbst zu übernehmen oder an Dritte zu übertragen. Sie haben dann regelmäßig keine Möglichkeit, Schadensersatz geltend zu machen.
In vielen Branchen, etwa der Automobilindustrie, haben viele Hersteller eine marktbeherrschende Stellung. Diese marktbeherrschende Stellung ist nicht verboten, sie darf jedoch nicht missbraucht werden. Ein solcher Missbrauch mit der Pflicht zur Unterlassung und zum Schadensersatz liegt unter anderem vor, wenn der Liefervertrag mit einem (Automobil)-Zulieferer so kurzfristig gekündigt wird, dass der Zulieferer seine Produktion nicht auf einen neuen Hersteller umstellen kann. Eine Kündigung kann dann nur zulässig sein, wenn eine angemessene Auslauffrist von 12 bis 24 Monaten gewährt wird. Dies müssten Sie jedoch gerichtlich geltend machen. Als Rechtsanwalt empfehle ich meinen Mandanten daher regelmäßig – auch zur Sicherung ihrer Investitionen und Kapazitätsauslastung–, eine feste mehrjährige Laufzeit zu vereinbaren, das Recht zur ordentlichen Kündigung auszuschließen, zumindest für die ersten Vertragsjahre, und zugleich eine Umstellungsfrist festzulegen.
8. Finally: Is the respective clause really necessary
Achten Sie bei einem Liefervertrag und den weiteren allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) darauf, inwieweit Klauseln enthalten sind, die auf Ihr Unternehmen, die zuzuliefernden Komponenten oder die von Ihnen übernommenen Leistungen nicht zutreffen, beispielsweise die Auditierung verschiedener Produktionsstandorte, die Herstellung von Prototypen, elektrische/elektronischen Bauelementen, Pflichten im Logistikprozess, Neuerungen und Erfindungen, gemeinsame Forschung und Entwicklung, der Einbezug dritter Unternehmen oder Serienreife. Alle Klauseln, die auf Sie und Ihr Unternehmen nicht zutreffen, sollten ersatzlos gestrichen werden. Der Einkäufer, mit dem Sie den Produktionsvertrag oder Liefervertrag verhandeln, wird sich oft auf den Standpunkt stellen, dass Streichungen gar nicht möglich sind, weil es sich um „von oben“ vorgegebene Standardverträge handelt, dass Streichungen der Freigabe der Geschäftsführung bedürfen oder, dass nicht einschlägige Klauseln nicht schaden würden. Lassen Sie sich nicht blenden. Aus meiner langjährigen Beratungserfahrung als Specialist lawyer for commercial and corporate law and as Specialist lawyer for international business law weiß ich, dass in der Regel alle Klauseln verhandelbar sind, Einkäufer selbst froh über „schlanke Verträge“ sind und die Geschäftsführung regelmäßig nur bei Fragen der Haftung eingeschaltet werden muss, weil nur insoweit das größte unternehmerische Risiko besteht.
