Die Position als Geschäftsführer innerhalb eines Unternehmens ist hoch angesehen und wird von vielen Angestellten angestrebt. Schließlich kann man dann das Unternehmen so leiten, wie man es selbst für richtig hält. Doch der Geschäftsführer hat neben der Entscheidungsfreiheit und seiner Rechte auch besondere Pflichten zu erfüllen. Jeder GmbH-Geschäftsführer sollte seine Pflichten und die Grenzen seiner Entscheidungsfreiheit genau kennen, um eine persönliche Haftung ausschließen zu können. Meine Expertise als Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht München sowie Fachanwalt für internationales Wirtschaftsrecht und meine Erfahrungen bei der Beratung von Gesellschaften und GmbH-Geschäftsführern im Zusammenhang mit Geschäftsführer Pflichten sind nachfolgend erläutert.
Die Regelungen des GmbH-Rechts
Jede Geschäftsführerin und jeder Geschäftsführer hat die Geschäfte der Gesellschaft mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns zu führen. Dies bedeutet, dass sich jeder Geschäftsführer an Recht und Gesetz halten muss. Dies gilt auch dann, wenn er eigentlich zum Wohl der Gesellschaft handeln möchte. Daher ist etwa die Zahlung von Bestechungsgeld, um der GmbH einen Auftrag zu sichern, ein Pflichtverstoß. Die Zahlung von Bestechungsgeldern ist eine Straftat, für die der Geschäftsführer persönlich zur Rechenschaft gezogen und bestraft wird. Zudem haftet die GmbH für das strafbare Verhalten des GmbH-Geschäftsführers; dies ist ebenfalls im Gesetz festgelegt. Straftaten wie Bestechung, Untreue oder Vorenthalten von Sozialversicherungsbeiträgen lassen sich nie rechtfertigen. Dies gilt auch, wenn die Gesellschafter dem Geschäftsführer eine Weisung erteilen. Berechtigte Weisungen muss der Geschäftsführer befolgen, andernfalls verstößt er gegen seine Pflichten. Gesetzwidrige Weisungen darf er dagegen nicht befolgen.
Im Einzelfall kann für den Gesellschaftergeschäftsführer wie den Fremdgeschäftsführer schwer zu beurteilen sein, ob eine Entscheidung, Maßnahme oder Weisung einen Pflichtverstoß begründet und die persönliche Haftung des GmbH-Geschäftsführers auslöst. Um eine deliktische Haftung oder gar strafrechtlich relevantes Verhalten zu vermeiden, ist es pflichtgemäß und gerechtfertigt, anwaltlichen Rechtsrat in Anspruch zu nehmen.
Als Rechtsanwalt und Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht interessiert mich zunächst das konkrete Verhalten, die jeweilige Entscheidung oder Maßnahme, bei der rechtliche Unsicherheit besteht. Meine nächste Aufgabe ist dann die Prüfung des Gesellschaftsvertrags und des Unternehmensgegenstands, ob die Entscheidung oder Maßnahme hiervon gedeckt ist. Dabei spielt auch eine wichtige Rolle, ob sich der Schwerpunkt der unternehmerischen Tätigkeit auf andere Geschäftsbereiche verlagert hat. Dies geschieht in der Praxis sehr häufig.
Weitere Haftungstatbestände ergeben sich auch aus anderen Vorschriften des GmbH-Gesetzes (GmbHG). Insbesondere der Gesellschafter-Geschäftsführer darf nicht im Wege verdeckter Gewinnausschüttungen “in die Kasse greifen”. Dies gilt auch in der Ein-Personen-GmbH, wobei sich die Frage der Haftung in der Regel erst im Stadium der Insolvenz stellt.
Die Geschäftsführerpflichten im Einzelnen
An dieser Stelle möchte ich Ihnen erklären, welche Geschäftsführer Pflichten unter anderem innerhalb eines Unternehmens gelten.
Unternehmerische Entscheidungen
Jeder Gesellschaftergeschäftsführer oder Fremdgeschäftsführer ist berechtigt unternehmerische Entscheidungen zu treffen. Ihm steht insoweit ein weites unternehmerisches Ermessen wie jedem ordentlichen Geschäftsmann zu, das jedoch von den Gegebenheiten der jeweiligen Gesellschaft abhängt. Was in der einen GmbH erlaubt ist, kann in der anderen verboten sein. Hierauf muss sich der Geschäftsführer einstellen, wenn er seine wichtigsten Aufgaben erfüllt. Dies ist die so genannte business judgment rule, die den GmbH-Geschäftsführer auch schützt. Denn einen etwaigen entstandenen Schaden, den die GmbH wegen einer Entscheidung erleidet, die sich im Nachhinein als nachteilig herausstellt, muss der Geschäftsführer nicht ersetzen, wenn er im Rahmen seines Ermessens handelte. Die Regelungen des GmbH-Gesetzes schützen die Gesellschaft nicht vor allen wirtschaftlichen Schäden, sondern nur vor solchen, die auf einer Sorgfaltspflichtverletzung beruhen. Ob die GmbH-Geschäftsführung daher einer Haftung unterliegt, hängt immer vom Einzelfall ab.
Beachtung der Regelungen über die Vertretung
Bereits bei seiner Bestellung sollte sich der GmbH-Geschäftsführer informieren, wie die Vertretung der Gesellschaft im Gesellschaftsvertrag geregelt ist. Üblich ist die Einzelvertretungsbefugnis oder die Gesamtvertretung zusammen mit einem anderen Geschäftsführer oder einem Prokuristen. Oft sieht der Gesellschaftsvertrag auch vor, wie die Gesellschafterversammlung die Vertretung nach der GmbH-Gründung regeln darf.
In diesem Zusammenhang sind auch zustimmungspflichtige Geschäfte der Gesellschaft mit beschränkter Haftung zu beachten. Oftmals sehen der Gesellschaftsvertrag oder ein Beschluss der Gesellschafterversammlung vor, dass bestimmte Maßnahmen der Geschäftsführung nur mit Zustimmung der GmbH-Gesellschafter getroffen werden dürfen. Hierüber sollte sich jeder Fremd-Geschäftsführer und Gesellschafter-Geschäftsführer schon bei seiner Bestellung informieren.
Überwachung der anderen Geschäftsführer
Jeder Geschäftsführer ist verpflichtet, die anderen Mitglieder der Geschäftsführung und die leitenden Angestellten zu überwachen. Dies gilt auch für den neuen Geschäftsführer und gegenüber dem Gesellschafter-Geschäftsführer. Dies kann in der Praxis zu schwierigen zwischenmenschlichen Situationen führen, insbesondere wenn die Gesellschaft in einer Krise geraten ist oder ein Fehler bei der Vertretung geschah. Diese Überwachungspflicht besteht im Grundsatz auch dann, wenn der Gesellschaftsvertrag, eine Geschäftsordnung der Geschäftsführung oder eine Entscheidung der Gesellschafterversammlung eine Ressortverteilung vorsieht. Zwar sind dann die Ressort-Verantwortlichkeiten im Alltagsgeschäft klar verteilt. Die übrigen GmbH-Geschäftsführer müssen sich über die jeweils anderen Ressorts informiert halten und falls notwendig, etwa wenn es die wirtschaftliche Lage der Gesellschaft erfordert, einschreiten. Die Ressortverteilung ist kein Freibrief für die anderen Geschäftsführer.
Auskunfts- und Informationspflicht
Der Geschäftsführer hat jedem Gesellschafter unverzüglich auf entsprechendes Auskunft über die Firmenangelegenheiten zu erteilen sowie Einsicht in die Buchführung und andere Schriften zu gewähren. Dieses Recht und damit auch die Aufgabe der Geschäftsführung kann im Gesellschaftsvertrag nicht abbedungen werden. Allerdings darf das Informationsverlangen des Gesellschafters nicht den Interessen der Gesellschaft zuwiderlaufen oder sonst treuwidrig sein. Insbesondere wenn Anzeichen dafür bestehen, dass der Gesellschafter die Informationen benutzt, um Wettbewerb mit der Gesellschaft zu betreiben, ist jeder der einzelnen Geschäftsführer verpflichtet, die Auskunft bzw. die Einsicht zunächst zu verweigern. Der bestellte Geschäftsführer hat vielmehr die Gesellschafterversammlung anzurufen, die über die Verweigerung der Information in der Regel mit einfacher Mehrheit zu entscheiden hat.
Der jeweilige Geschäftsführer ist dabei in einer verzwickten Situation. Die Weigerung, einem berechtigten Informationsverlangen nachzukommen, stellt einen Grund zur fristlosen Kündigung des Anstellungsverhältnisses des Geschäftsführers und zu seiner Abberufung dar. Er haftet dann auch gegebenenfalls auf Schadensersatz. Andererseits darf er einem unberechtigten Informationsverlangen nicht nachkommen.
Formelle Pflichten
Der GmbH-Geschäftsführer hat alle Pflichten aus dem GmbH-Gesetz zu beachten. Er darf etwa das für den Bestand des Stammkapitals erforderliche Vermögen nicht an die Gesellschafter auskehren. Der Geschäftsführer hat sämtliche Handelsregister-Anmeldungen durchzuführen. Änderungen bezüglich Unternehmensgegenstand, Bestand der Gesellschafter, den Abschluss von Unternehmensverträgen sowie eine neue Geschäftsadresse muss die Geschäftsleitung umgehend dem Handelsregister melden. Zudem ist der Geschäftsführer verpflichtet, offen zu legende Dokumente beim elektronischen Bundesanzeiger einzureichen.
Formale Pflichten bestehen auch bereits bei der GmbH-Gründung. Geschäftsführer kann nur eine natürliche Person sein. Jeder neue Geschäftsführer, auch der Fremdgeschäftsführer, muss bei seiner Bestellung gemäß den gesetzlichen Vorschriften des GmbHG an Eides statt gegenüber dem Notar versichern, dass seiner Bestellung keine strafrechtlichen Verurteilungen im In- und Ausland entgegenstehen. Macht der Geschäftsführer hier falsche Angaben, macht er sich strafbar. Auch dies kann eine Haftung in vollem Umfang gegenüber der Gesellschaft auslösen.
Steuerliche Geschäftsführer Pflichten
Da es sich beim Geschäftsführer als Organ um den gesetzlichen Vertreter des Unternehmens handelt, hat dieser allen steuerlichen Pflichten der GmbH nachzukommen. Dazu gehören Steuerzahlungen, die Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen, die Buchführung sowie die Abgabe und Berichtigung von Steuererklärungen und anderen Meldungen. Ebenso ist er für die ordnungsgemäße Buchführung zuständig, die er jedoch an qualifiziertes Personal delegieren darf. Allerdings muss er dieses Personal sorgfältig auswählen und überwachen. Die Verletzung von Buchführungspflichten kann auch strafrechtliche Konsequenzen haben. Eine besondere Pflicht ist die Abführung der Arbeitnehmeranteile an Beiträgen zur Sozialversicherung. Erfüllt der Geschäftsführer diese Pflicht nicht, macht er sich strafbar. Dies gilt auch für den neuen Geschäftsführer, der erst in das Unternehmen eintritt. Er kann sich nicht darauf berufen, dass einer der anderen Geschäftsführer durch seine grobe Fahrlässigkeit keine Arbeitnehmeranteile abführte.
Geschäftsführer Pflichten bei Insolvenz
Der GmbH-Geschäftsführer hat auch zu prüfen, ob die Gesellschaft in einer Krise gerät oder geraten könnte. Ist mehr als die Hälfte des Stammkapitals verbraucht, hat er umgehend die Gesellschafterversammlung zu informieren. Der Geschäftsführer muss im Fall der Insolvenz der GmbH innerhalb von drei Wochen einen Insolvenzantrag stellen. Andernfalls macht er sich persönlich strafbar. Daran ändert auch eine Weisung der Gesellschafter nichts, keinen Insolvenzantrag zu stellen. Insolvenz liegt vor bei Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung. Hat der Geschäftsführer Anzeichen für wenigstens eine dieser Situationen, muss er taggenau überwachen, ob Insolvenz eingetreten ist oder nicht.
Haftungsrisiken des Geschäftsführers
Die zahlreichen Geschäftsführer Pflichten sind im deutschen Recht nur teilweise klar ausformuliert. Es liegt in der Verantwortung eines jeden Geschäftsführers, den umfangreichen Pflichtenkatalog zur Kenntnis zu nehmen, bei Unklarheiten nachzufragen und jeder darin abgebildeten Pflicht nachzukommen. Nur so kann die persönliche Haftung vermieden werden. Es ist jedoch nicht so zu verstehen, dass der Geschäftsführer bei einer Fehlentscheidung oder Pflichtverletzung stets persönlich haftet und seine Abberufung riskiert. Allein dadurch, dass sich eine unternehmerische Maßnahme nachträglich als fehlerhaft erweist, wird noch keine Schadensersatzpflicht begründet. Die persönliche Haftung besteht nur bei einer sorgfaltspflichtwidrigen Handlung des Geschäftsführers.
Neben seiner Bestellung steht jeder Geschäftsführer in der Regel auch in einem abhängigen Beschäftigungsverhältnis mit der GmbH. Im Geschäftsführeranstellungsvertrag sind oftmals auch Regelungen zur persönlichen Haftung, zur Abberufung aus wichtigem Grund, zu D&O-Versicherungen, zu Wettbewerbsverboten sowie oder zum nachvertraglichen Wettbewerbsverbot enthalten. Aus dem Geschäftsführervertrag können sich daher ebenfalls weitreichende Pflichten und weitere Haftungsrisiken ergeben, die die Pflichten nach dem GmbH-Gesetz (GmbHG) ergänzen.
Geschäftsführer Pflichten – Fazit
Ab seiner Bestellung obliegen dem Geschäftsführer neben zahlreichen Rechten und Aufgaben besondere rechtliche Pflichten gegenüber dem jeweiligen Gesellschafter, der Gesellschaft und Dritten. Seine Haftung ergibt sich aus Regelungen im GmbHG, im Gesellschaftsvertrag sowie seinem Anstellungsvertrag. Bei Fehlentscheidungen und Pflichtverletzungen, die sich im Nachhinein als pflichtwidrig erweisen, haftet die Geschäftsleitung nicht persönlich. Hat der Unternehmensführer von Anfang an eine bewusste Pflichtverletzung begangen, so haftet er persönlich. Es ist daher jedem Geschäftsführer anzuraten, sich genauestens mit der Rechtslage zu beschäftigen und allen Geschäftsführer Pflichten nachzukommen. Interessieren Sie sich für eine persönliche Rechtsberatung, so stehe ich Ihnen als Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht in München gerne zur Verfügung.
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